Contrôle des comptabilités informatisées : de nouvelles précisions

L’administration fiscale vient de publier de nouvelles questions-réponses, qui viennent s’ajouter à celles mises en ligne le 16 avril dernier sur le site  , concernant la nouvelle obligation de présentation des comptabilités informatisées.

À titre de rappel, pour les vérifications de comptabilités engagées depuis le 1er janvier 2014, les entreprises tenant une comptabilité sous forme informatisée doivent la présenter au vérificateur sous forme dématérialisée. À défaut, elles encourent une amende fixe de 1 500 € et risquent de voir leurs bases d’imposition évaluées d’office par l’administration fiscale, ce qui impliquera en outre l’exigibilité d’une amende de 100 % des droits rappelés.

Les précisions nouvelles apportées à ce titre ont essentiellement trait à la forme des fichiers d’écritures comptables remis et à leur contenu.

Compte tenu de la masse d’informations comptables à transmettre, certains fichiers pourraient être considérés comme trop volumineux par l’administration fiscale si cette dernière connaissait des difficultés à les exploiter. Toutefois, cette dernière indique qu’une volumétrie trop importante des fichiers ne constitue pas un motif de rejet. On en déduit que l’administration fiscale ne peut pas exiger de l’entreprise vérifiée qu’elle transmette des fichiers moins volumineux.

À noter toutefois, que l’administration fiscale précise que les entreprises peuvent lui communiquer des fichiers zippés.

S’agissant du nombre de fichiers remis par exercice, la règle est celle de l’unicité du fichier. L’administration fiscale rappelle que seules deux dérogations sont admises, à savoir :
- le découpage périodique de l’exercice en plusieurs fichiers (remis simultanément) ;
- les écritures centralisées qui peuvent faire l’objet d’un autre fichier d’écritures détaillées.

En conséquence, le découpage séquentiel des écritures de l’exercice entre celles relatives à la comptabilité générale et celles relatives aux comptabilités auxiliaires, et la remise des deux fichiers correspondant, n’est pas admis.

De son côté, l’administration fiscale ne peut pas non plus demander à l’entreprise vérifiée un découpage spécifique du fichier des écritures comptables.

L’administration tolère, uniquement pour les exercices clos en 2014, que les écritures de report à nouveau ne soient pas présentes dans le fichier des écritures comptables et fassent l’objet d’un fichier distinct.

Par ailleurs, elle rappelle que des trous de séquence ne sont, en principe, pas admis dans le fichier des écritures comptables. Elle crée néanmoins une exception à cette règle pour les logiciels comptables disposant d’un « mode brouillard » dans la mesure où la numérotation non continue des écritures s’explique par la procédure de validation de ce logiciel.

À savoir : cette tolérance n’empêche pas le vérificateur de demander à l’entreprise vérifiée des explications sur les ruptures de séquences.

Enfin, certaines données comptables présentes dans les fichiers sont précisées telles que la notion de date de la pièce justificative, de dates de comptabilisation et de validation de l’écriture comptable, ou bien encore d’écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture.