Numérisation des factures papier : respectez la procédure !

Les factures papier reçues (achat) ou émises (vente) par les entreprises peuvent être conservées sur support informatique ou sur support papier pendant le délai fiscal de 6 ans. En pratique, depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent, sous conditions, numériser ces factures. L’administration fiscale vient d’apporter plusieurs précisions sur les modalités de mise en œuvre de ce dispositif.

Elle indique en particulier que la facture d’origine demeure la pièce justificative du droit à déduction de la TVA de l’entreprise. Toutefois, elle admet que l’archivage numérique de cette facture puisse être considéré comme une pièce justificative valable au regard de la TVA dès lors que les modalités de numérisation des factures papier sont respectées (v. ci-dessous).

Mais attention, l’administration précise que l’entreprise qui présente à l’administration une facture numérisée ne remplissant pas les conditions requises est alors tenue de fournir cette facture sous format papier ! Et si l’entreprise n’est plus en possession de la facture papier, l’administration peut alors remettre en cause son droit à déduction de la TVA.

Les entreprises qui recourent à la numérisation des factures papier doivent donc veiller à bien respecter les conditions de mise en œuvre de ce dispositif afin de ne pas encourir de risque fiscal.

À noter : l’administration a précisé que le dispositif de numérisation s’applique aux factures papier émises ou reçues depuis le 30 mars 2017 mais également, par mesure de tolérance, aux factures papier émises ou reçues avant cette date.

Les modalités de mise en œuvre du dispositif de numérisation des factures papier sont strictes.

Ainsi, cette numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction des factures à l’identique en termes d’image et de contenu. Les dispositifs de traitements sur l’image étant interdits. Et en cas de compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

La numérisation peut être effectuée par l’entreprise elle-même ou par un tiers.

Les opérations d’archivage numérique doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures papier numérisées durant toute la durée de conservation.

Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 et être assorti :
- soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit d’une empreinte numérique ;
- soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

Enfin, chaque fichier doit être horodaté.