Gérer les frais des bénévoles associatifs

Le bénévole a le droit d’être remboursé des dépenses qu’il effectue dans le cadre de ses activités associatives. Il peut néanmoins décider de renoncer à ce remboursement au profit de l’association.

L’association doit rembourser au bénévole les frais qu’il engage, personnellement et réellement, lors de ses missions en lien avec l’objet social associatif. Les remboursements doivent avoir lieu sur présentation de pièces justificatives (billets de train, factures d’achat, notes de restaurant...) et correspondre au montant réellement dépensé.

Toutefois, lorsque le bénévole utilise son propre véhicule pour l’activité de l’association, ses frais peuvent être évalués forfaitairement selon un barème d’indemnités kilométriques fixé par l’administration fiscale. Une indemnité qui s’élève actuellement à 0,311 € par kilomètre pour une voiture et à 0,121 € par kilomètre pour un vélomoteur, un scooter ou une moto.

Important : le remboursement forfaitaire des frais des bénévoles est plus simple à utiliser pour les associations qu’un remboursement à l’euro près et sur justificatifs. Mais, sauf pour les frais kilométriques, il est déconseillé car ces sommes pourraient être considérées comme des salaires par l’Urssaf. Et s’il existe, en plus, un lien de subordination entre l’association et le bénévole, ce dernier risque d’être requalifié en salarié par les tribunaux. Ce qui pourrait coûter cher à l’association...

Enfin, l’association a tout intérêt à définir des règles claires concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles (types de frais remboursables, plafonds, etc.). Il est également opportun de leur demander d’établir une note de frais sur la base d’un modèle (date et objet de la dépense, montant, etc). Ces modalités devant être portées à la connaissance des bénévoles.

Le bénévole qui renonce au remboursement de ses frais peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu, cet abandon étant analysé comme un don au profit de l’association.

La renonciation doit être faite sans contrepartie pour le bénévole (sauf contrepartie symbolique ou de faible valeur). En pratique, elle prend la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur sa note de frais : « Je soussigné (nom et prénom) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».

Les frais abandonnés doivent être constatés dans les comptes de l’association, celle-ci devant conserver les justificatifs de frais et la déclaration d’abandon. L’association délivre un reçu fiscal au bénévole et ce dernier indique, dans sa déclaration de revenus, le montant des frais abandonnés.

Et, comme les autres dons, seuls les abandons de frais consentis à certaines associations dont celles d’intérêt général ayant notamment un caractère éducatif, social, humanitaire ou concourant à la défense de l’environnement naturel, ouvrent droit à une réduction d’impôt.

Précision : la réduction d’impôt à laquelle le bénévole a droit correspond à 66 % du montant des frais qu’il abandonne au profit de l’association (frais retenus dans la limite de 20 % de son revenu imposable). Un pourcentage qui est porté à 75 % de ces frais (frais retenus dans la limite de 537 €) lorsque l’association vient en aide aux personnes en difficulté par la fourniture de repas, de logement ou de soins.