Recours à la visioconférence lors des assemblées de société anonyme

Les sociétés anonymes (non cotées) peuvent dorénavant prévoir dans leurs statuts que les assemblées générales d’actionnaires, ordinaires et extraordinaires, seront tenues exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l’identification des actionnaires. Toutefois, pour chaque assemblée générale, un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital peuvent s’opposer au recours à ce procédé et donc demander la convocation d’une assemblée physique.

Les modalités d’application de cette nouvelle mesure, introduite par une ordonnance du 4 mai 2017, ainsi que les conditions d’exercice du droit d’opposition des actionnaires, viennent d’être précisées, rendant ainsi possible son utilisation par les sociétés anonymes.

Lorsqu’ils prévoient que les assemblées générales se tiennent exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, les statuts doivent préciser si le droit d’opposition des actionnaires s’exerce avant ou après les formalités de convocation de l’assemblée. Les modalités d’exercice de ce droit étant alors différentes.

Lorsque les statuts prévoient que le droit d’opposition des actionnaires s’exerce avant les formalités de convocation de l’assemblée, la société doit aviser les actionnaires de la date prévue pour la réunion de l’assemblée 35 jours au moins avant celle-ci, par lettre recommandée avec demande d’avis réception ou par courrier électronique avec avis de réception à l’adresse électronique qu’ils ont indiquée.

Précision : cet avis doit préciser la nature de l’assemblée et comporter les points ainsi que le texte des projets de résolution que la société entend inscrire à l’ordre du jour de cette assemblée. Il doit également rappeler que les actionnaires disposent d’un droit d’opposition au recours exclusif à des moyens dématérialisés pour la tenue de l’assemblée générale, ainsi que les conditions d’exercice de ce droit.

Les actionnaires qui s’opposent à la tenue d’une assemblée générale exclusivement par visioconférence doivent le faire savoir à la société, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec avis de réception, 25 jours au moins avant la date de la tenue de l’assemblée. Ils doivent joindre à ce courrier une attestation d’inscription en compte justifiant qu’ils représentent au moins 5 % du capital social.

Précision : dans l’hypothèse où le droit d’opposition n’aurait pas été exercé, l’avis de convocation à l’assemblée doit préciser que les actionnaires participent à cette assemblée exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication.

Lorsque les statuts prévoient que le droit d’opposition des actionnaires s’exerce après les formalités de convocation de l’assemblée, l’avis de convocation doit indiquer que celle-ci sera tenue par visioconférence ou par des moyens de télécommunication et doit rappeler le droit d’opposition des actionnaires au recours exclusif à des moyens dématérialisés pour la tenue de l’assemblée générale, ainsi que les conditions d’exercice de ce droit. Il doit également indiquer le lieu où l’assemblée se réunira s’il est fait opposition à sa tenue exclusivement par des moyens dématérialisés.

Les actionnaires qui souhaitent exercer leur droit d’opposition doivent le faire, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec avis de réception, dans un délai de 7 jours à compter de la publication de l’avis de convocation dans un journal d’annonces légales ou de l’envoi de cet avis aux actionnaires. Ils doivent joindre à ce courrier une attestation d’inscription en compte justifiant qu’ils représentent au moins 5 % du capital social.

En cas d’exercice du droit d’opposition, la société doit aviser les actionnaires, par lettre simple ou par courrier électronique, au plus tard 48 heures avant la tenue de l’assemblée, que celle-ci ne se tiendra pas exclusivement par des moyens dématérialisés.

Lorsque l’assemblée se tient exclusivement par visioconférence ou par un moyen de télécommunication, l’émargement de la feuille de présence par les actionnaires n’est pas requis.

En outre, le procès-verbal des délibérations de l’assemblée doit mentionner qu’elle s’est tenue par recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication. Il peut être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun des membres du bureau de l’assemblée.